Diese Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Büroservice Schopp bei Anfragen, der Anbahnung und Durchführung eigener Geschäftsbeziehungen sowie der geschäftlichen Kommunikation. Verarbeitet Büroservice Schopp Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden, ist grundsätzlich dieser Kunde für die entsprechenden Informationen an die betroffenen Personen verantwortlich.

1. Verantwortliche Stelle

Büroservice Schopp
Vanessa Schopp
Am Sand 2
87452 Altusried

E-Mail: schopp@bs-schopp.de
Website: www.bs-schopp.de

2. Datenarten und Herkunft

Je nach Kontakt und Geschäftsbeziehung werden insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmens- und Rechnungsanschrift, Inhalte von Anfragen und Korrespondenz, Termine, Angebote, Verträge, Leistungsnachweise sowie Rechnungs- und Zahlungsinformationen verarbeitet. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur erhoben, soweit erforderlich.

Diese Angaben stammen überwiegend direkt von Ihnen beziehungsweise aus der Kommunikation mit Ihrem Unternehmen. Bei Ansprechpartnern können Name, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten auch durch deren Arbeitgeber oder andere Geschäftskontakte mitgeteilt werden. Im Einzelfall können öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen zur Kontaktaufnahme und Prüfung von Geschäftsdaten verwendet werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Anfragen, Angebote, Vertragsabschluss und Vertragsdurchführung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist.
• Kommunikation und Organisation der Geschäftsbeziehung mit Ansprechpartnern von Unternehmen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einer effizienten Geschäftsanbahnung, Vertragsabwicklung und Kundenbetreuung.
• Rechnungsstellung, Buchführung und gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.
• Freiwillige zusätzliche Verwendungen (etwa eine namentlich veröffentlichte Kundenstimme), soweit einschlägig: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung.
• Es wird keine allgemeine Einwilligung zur Durchführung eines gewöhnlichen Kundenvertrags verlangt.

4. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Soweit für die genannten Zwecke erforderlich, erhalten folgende Empfängerkategorien Zugriff auf Daten: IT-, Hosting- und Cloudanbieter (insbesondere Microsoft 365 für geschäftliche E-Mail, Kontakte und Büroanwendungen sowie IONOS HiDrive für Dokumentenspeicherung), Anbieter der Rechnungs- und Buchhaltungssoftware (derzeit sevDesk), gegebenenfalls Kommunikations- und Terminsoftware sowie Steuerberatung, Kreditinstitute und zuständige Behörden, soweit erforderlich oder gesetzlich vorgesehen.

Je nach vereinbartem Kommunikationsweg kann die Kommunikation außerdem über WhatsApp Business erfolgen. Kundendaten werden nicht pauschal an sämtliche in der internen Dienstleisterübersicht erfassten Anbieter übertragen. Auftragsverarbeiter werden, soweit erforderlich, auf Grundlage der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen eingesetzt.

5. Mögliche Übermittlungen außerhalb EU/EWR

Bei der Nutzung internationaler IT- und Kommunikationsdienste, insbesondere Microsoft 365 und WhatsApp Business, kann es abhängig vom Dienst und der konkreten Verarbeitung zu einer Übermittlung oder einem Zugriff aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere den USA, kommen. Solche Übermittlungen dürfen nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses (einschließlich EU-US Data Privacy Framework bei entsprechend zertifiziertem Empfänger) oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien und deren Verfügbarkeit können unter schopp@bs-schopp.de angefragt werden.

6. Speicherdauer

Daten zu Anfragen und geschäftlicher Korrespondenz werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung, Kundenbetreuung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt; je nach Unterlagenart können insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre gelten. Nach Wegfall des Zwecks beziehungsweise Ablauf der maßgeblichen Fristen werden Daten gelöscht, soweit keine andere zulässige Aufbewahrung erforderlich ist.

7. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Bei einer Verarbeitung für Direktwerbung besteht jederzeit ein Widerspruchsrecht.

Sie können sich zudem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Büroservice Schopp ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig (www.lda.bayern.de).

8. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten ist für die Bearbeitung von Anfragen, den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags beziehungsweise für gesetzliche Pflichten erforderlich. Ohne notwendige Angaben können einzelne Leistungen gegebenenfalls nicht erbracht werden.

9. Automatisierte Entscheidungen

Bei der beschriebenen eigenen Kunden- und Kontaktverwaltung findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit Rechtswirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

10. Aktualisierung

Diese Informationen werden bei wesentlichen Änderungen der beschriebenen Verarbeitungen angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung kann über Büroservice Schopp angefordert und nach Veröffentlichung auf der Website eingesehen werden.